Política de privacidad de Sped Total

Introducción

Esta Política de privacidad tiene como objetivo aclarar cómo Sped Total trata sus datos personales, de conformidad con la Ley General de Protección de Datos Personales de Brasil — LGPD, Ley n.º 13.709/2018 — y las demás normas aplicables a la materia.

Recomendamos leer este documento íntegramente para comprender con claridad qué datos pueden tratarse, con qué finalidades, durante cuánto tiempo se conservan y qué derechos puede ejercer el titular de los datos.

1. Definiciones

• Usuario: todas las personas físicas que sean mayores de edad y tengan capacidad jurídica, o que carezcan total o parcialmente de ella y estén debidamente representadas o asistidas, que utilicen el sitio web, la plataforma o los servicios de Sped Total.
• Datos personales: información o conjunto de información relacionada con una persona física identificada o identificable.
• Finalidad: el objetivo que se pretende alcanzar con cada actividad de tratamiento de datos personales.
• Necesidad: justificación de la recopilación y el uso de datos personales, limitándose al mínimo necesario para alcanzar la finalidad prevista.
• Bases jurídicas: fundamentos previstos por la ley que autorizan el tratamiento de datos personales para una finalidad determinada.
• Consentimiento: manifestación libre, informada e inequívoca mediante la cual el titular acepta el tratamiento de sus datos personales para una finalidad determinada.

2. Política de recopilación y uso de datos personales

Sped Total procura recopilar la menor cantidad posible de datos personales, únicamente los suficientes para alcanzar finalidades legítimas relacionadas con la prestación de sus servicios, la atención comercial, el soporte, la contratación, la seguridad y la mejora de la experiencia del usuario.

Entre los principales objetivos del tratamiento de datos se encuentran:

• facilitar el contacto comercial solicitado por el usuario;
• comprender las necesidades de la empresa interesada para ofrecer la solución adecuada;
• prestar atención, soporte y aclaraciones sobre los servicios de Sped Total;
• formalizar contratos, propuestas comerciales y procesos de facturación;
• operar, proteger y mejorar el sitio web, la plataforma y los servicios ofrecidos.

Al acceder al sitio web de Sped Total o utilizarlo, usted declara conocer esta Política de privacidad. Cuando sea necesario, el tratamiento de datos podrá depender de su consentimiento, sin perjuicio de otras bases jurídicas aplicables.

3. Tipos de datos que recopilamos

3.1 Datos de contacto y registro

Podrán recopilarse datos como nombre, correo electrónico, teléfono, empresa, cargo, CNPJ/CPF y otra información facilitada voluntariamente en formularios, ventanas emergentes, páginas de contacto, canales comerciales o durante la atención.

3.2 Datos para la contratación

Cuando se contraten servicios, se presenten propuestas, se emitan documentos comerciales o se facture, podrán tratarse datos de la persona física o jurídica contratante, como razón social/nombre completo, CNPJ/CPF, dirección, datos de representantes legales, correo electrónico, teléfono e información necesaria para formalizar el contrato.

3.3 Datos técnicos y de navegación

Podrán recopilarse datos técnicos relacionados con el acceso al sitio web o a la plataforma, como dirección IP, fecha y hora de acceso, información del dispositivo, navegador, páginas visitadas y cookies necesarias para el funcionamiento, la seguridad, el análisis y la mejora de la experiencia.

3.4 Datos personales sensibles

Sped Total no tiene como finalidad recopilar datos personales sensibles, como origen racial o étnico, creencias religiosas, opiniones políticas, afiliación sindical, datos sobre salud o vida sexual, ni datos genéticos o biométricos vinculados a una persona física, salvo cuando sea estrictamente necesario, esté permitido por la legislación aplicable o el propio usuario los incluya en documentos o información facilitada a la plataforma.

4. ¿Durante cuánto tiempo se conservan los datos?

4.1 Datos de registro y registros de acceso

Los datos tratados por Sped Total se conservarán durante el plazo necesario para cumplir las finalidades para las que se recopilaron, incluido el cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias y contractuales, el ejercicio legítimo de derechos, la auditoría, la seguridad y la prevención del fraude.

Los registros de acceso podrán conservarse durante un plazo mínimo de 6 (seis) meses, de conformidad con la Ley n.º 12.965/2014 de Brasil, conocida como Marco Civil da Internet, o durante un plazo superior cuando exista una obligación legal, una orden de la autoridad competente o una necesidad legítima de preservar derechos.

Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y cuando no exista una obligación legal o regulatoria que justifique la conservación, los datos se eliminarán de forma segura o se anonimizarán, según corresponda.

4.2 Datos en documentos, archivos y anexos

Cuando el usuario, cliente o empresa contratante incorpore documentos, archivos o anexos a la plataforma, la responsabilidad de su contenido corresponderá a quien los haya facilitado. Sped Total podrá no tener conocimiento previo del contenido de dichos documentos, que pueden contener o no datos personales o sensibles.

Las solicitudes de eliminación, modificación o gestión de estos documentos podrán depender de la intervención del usuario que los haya publicado, de la empresa contratante o del administrador responsable del entorno contratado.

5. Finalidades y bases jurídicas de la recopilación y el uso de datos

Los datos personales se tratan únicamente en situaciones autorizadas por la legislación aplicable. Las principales finalidades y bases jurídicas incluyen:

• Atención comercial y contacto solicitado: para responder solicitudes, presentar soluciones y comprender las necesidades del cliente potencial. Base jurídica: consentimiento y/o interés legítimo.
• Contratación de servicios: para validar información, elaborar propuestas, formalizar contratos e iniciar la prestación de los servicios. Base jurídica: ejecución de un contrato o medidas preliminares relacionadas con un contrato.
• Soporte y relación con el usuario: para identificar al usuario y prestar una atención adecuada. Base jurídica: ejecución de un contrato, interés legítimo o consentimiento, según corresponda.
• Envío de comunicaciones institucionales y comerciales: para divulgar información, novedades, contenidos y servicios relacionados con Sped Total. Base jurídica: consentimiento y/o interés legítimo, respetando siempre la posibilidad de darse de baja cuando corresponda.
• Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias: para cumplir requisitos legales, fiscales, contables y regulatorios o resoluciones de las autoridades competentes. Base jurídica: obligación legal o regulatoria.
• Seguridad, prevención del fraude y mejora de la plataforma: para proteger los servicios, mejorar funcionalidades, corregir fallos y mantener un funcionamiento adecuado. Base jurídica: interés legítimo.

6. Transferencia e intercambio de datos con terceros

En determinadas situaciones, podrá ser necesario compartir datos personales con terceros, como proveedores de tecnología, alojamiento, medios de pago, herramientas de atención, socios comerciales, empresas del mismo grupo económico, proveedores de soporte técnico o autoridades públicas, siempre dentro de los límites legales.

El intercambio podrá producirse en los siguientes casos:

• cuando se contrate al tercero para realizar actividades o prestar servicios en nombre de Sped Total;
• cuando sea necesario para cumplir un contrato o una solicitud del propio usuario;
• cuando exista una obligación legal, una orden judicial, una solicitud de una autoridad pública o la necesidad de proteger derechos;
• cuando sea necesario para el funcionamiento, la seguridad, la mejora o el mantenimiento del sitio web, la plataforma y los servicios.

En todos los casos, el acceso y el intercambio se limitarán a las finalidades necesarias, respetando las normas de confidencialidad, seguridad de la información y la legislación aplicable.

7. Seguridad de la información

Sped Total adopta medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, modificación, comunicación indebida, destrucción o cualquier forma de tratamiento inadecuado o ilícito.

7.1 Uso de la plataforma en infraestructura estándar

Cuando los servicios se presten en infraestructura estándar, Sped Total podrá utilizar proveedores de tecnología y servicios en la nube, respetando políticas de seguridad, controles de acceso y buenas prácticas compatibles con la legislación vigente y con esta Política de privacidad.

Solo podrán acceder a los datos y tratarlos empleados, proveedores o socios debidamente autorizados, siempre de conformidad con los principios de finalidad, adecuación, necesidad, seguridad, transparencia y conservación mínima.

7.2 Uso de la plataforma en infraestructura propia del cliente — On Premise

Cuando se utilice la infraestructura propia del cliente, como un entorno On Premise, la plataforma podrá estar sujeta a las políticas de privacidad, gobernanza, controles de acceso y mecanismos de seguridad establecidos por el propio cliente.

En estos casos, Sped Total actuará dentro de los límites técnicos y contractuales aplicables, respetando las responsabilidades definidas entre las partes.

8. ¿Cuáles son sus derechos?

De conformidad con la LGPD, el titular de datos personales puede ejercer derechos relacionados con sus datos, entre ellos:

• confirmación de la existencia de tratamiento;
• acceso a los datos personales tratados;
• corrección de datos incompletos, inexactos o desactualizados;
• anonimización, bloqueo o eliminación de datos innecesarios, excesivos o tratados en incumplimiento de la LGPD;
• portabilidad de los datos a otro proveedor de servicios o productos, con sujeción a la normativa de la ANPD;
• eliminación de los datos tratados sobre la base del consentimiento, cuando corresponda;
• información sobre el intercambio de datos con entidades públicas y privadas;
• revocación del consentimiento, cuando el tratamiento se base en este fundamento jurídico.

La atención de determinadas solicitudes podrá estar condicionada a la validación de la identidad del titular, a la inexistencia de obligaciones legales de conservación, a la preservación de derechos o a otros supuestos previstos por la legislación.

9. Cookies

Las cookies son pequeños archivos de texto o fragmentos de información que se almacenan en el dispositivo del usuario cuando accede a un sitio web. Ayudan a reconocer preferencias, mejorar la experiencia de navegación, mantener funcionalidades esenciales y analizar el rendimiento de las páginas.

Sped Total podrá utilizar cookies propias o de terceros, según las siguientes categorías:

• Cookies necesarias: esenciales para la navegación, la seguridad y el funcionamiento adecuado del sitio web.
• Cookies de rendimiento: utilizadas para comprender, de forma agregada o estadística, cómo interactúan los usuarios con el sitio web.
• Cookies de funcionalidad: utilizadas para recordar preferencias y mejorar la experiencia de uso.
• Cookies publicitarias: utilizadas, cuando corresponda, para medir campañas, orientar comunicaciones y limitar la repetición de anuncios.

La instalación de cookies no esenciales podrá depender del consentimiento, según la solución de gestión utilizada en el sitio web. El usuario también puede modificar permisos, bloquear o eliminar cookies en cualquier momento desde la configuración del navegador.

10. Contacto

Si tiene alguna duda o solicitud, o desea ejercer derechos relacionados con sus datos personales, póngase en contacto a través de los canales oficiales de Sped Total.

11. Cambios en el contenido

Sped Total podrá modificar esta Política de privacidad en cualquier momento, especialmente para reflejar cambios en los servicios, las tecnologías utilizadas, los requisitos legales, las directrices regulatorias o las mejoras en los procesos internos.

La fecha de la última actualización se indicará siempre al inicio de este documento. Los cambios significativos que requieran nuevas autorizaciones o consentimientos se comunicarán por los medios adecuados, cuando corresponda.